Knowledge Files zeigen, welche Quellen verbunden sind, welche Metadaten extrahiert wurden, welche Rechte gelten und welche Dokumente noch geprüft werden müssen. So bleibt die KI nachvollziehbar, bevor sie antwortet.
DMS, SharePoint, E-Mail, ERP und Dateifreigaben anbinden
Rollenrechte und Löschfristen vor dem Index prüfen
Review-Queue für unsichere oder gesperrte Quellen
Belegbarer Wissens-Chat
Ein Wissens-Chat, der jede Antwort mit Quelle belegt
Mitarbeitende fragen in natürlicher Sprache — die KI antwortet ausschließlich mit Belegen aus freigegebenen Dokumenten, zeigt Quelle und Fundstelle und reicht heikle Fälle zur Freigabe weiter.
Antwort mit Quelle, Abschnitt und Datum
Berechtigungen werden vor dem Abruf geprüft
Review-Queue für unsichere Antworten
Deep Knowledge · Wissensgraph
Aus Dokumenten wird ein vernetzter Wissensgraph
Die KI extrahiert Personen, Orte, Verträge, Fristen und Projekte aus Ihren Dokumenten und verknüpft sie zu einem durchsuchbaren Graphen. So werden Zusammenhänge über einzelne Dateien hinweg sichtbar — und Beziehungen, die in reiner Volltextsuche verborgen bleiben.
Entitäten statt TextschnipselVerträge, Personen, Orte und Projekte werden als verbundene Knoten erfasst — nicht als lose Suchtreffer.
Orte und Beziehungen sichtbarWelche Person gehört zu welchem Projekt, welcher Standort zu welchem Vertrag — der Graph macht es nachvollziehbar.
Rechte bleiben erhaltenAuch im Graphen sehen Nutzer nur Knoten und Kanten, für die sie berechtigt sind — kein Umweg an Rechten vorbei.
Quellenebene
Dokumente, E-Mails und Fachsysteme liefern nur geprüfte Quellen mit Metadaten und Version.
Entitäten & Kanten
Personen, Firmen, Projekte, Fristen und Verträge werden mit belegten Beziehungen verknüpft.
Rechtefilter
Rollenrechte wirken vor Suche, Graph-Ansicht und KI-Antwort.
Review & Korrektur
Unsichere Beziehungen landen in einer Queue, wo Fachpersonen sie bestätigen oder korrigieren.
Module
Dokumenten- & Wissens-KI für Suche, Prüfung und Workflow-Automation
Die Beispiel-Umsetzung kombiniert RAG-Suche, Dokumentenklassifikation, Prüfregeln und Freigabeprozesse in einer kontrollierbaren Fachanwendung.
Belegbare Wissenssuche
Antworten verweisen auf Dokument, Abschnitt und Fundstelle; unsichere Treffer werden klar markiert.
Dokumentenprüfung
Verträge, Angebote, Richtlinien oder E-Mails werden gegen fachliche Regeln geprüft und als Vorschlag vorbereitet.
Workflow-Triage
Eingänge werden klassifiziert, priorisiert und an Rolle, Team oder bestehendes Ticketsystem übergeben.
Kontrollierter Betrieb
Hosting, Modellzugriff, Rollen, Protokolle und Löschfristen werden passend zu Ihren Datenschutzanforderungen geplant.
Anwendungsfälle
Dokumenten- & Wissens-KI für konkrete Fachbereiche
Die Lösung ist nicht als allgemeiner Chatbot gedacht. Sie wird um konkrete Dokumenttypen, Rollen, Freigaben und Folgeaktionen gebaut — zum Beispiel für Recht, Einkauf, Support, Finanzen, HR oder Projektteams.
Recht und Vertragsmanagement
Klauseln, Fristen, Haftungspunkte und Abweichungen gegen interne Regelkataloge prüfen.
Einkauf und Lieferantenakten
Angebote, Preisbindungen, Rahmenverträge und Lieferantenkommunikation mit Quellenbelegen durchsuchen.
Support und Posteingang
E-Mails klassifizieren, Dringlichkeit erkennen und Tickets mit Begründung an die richtige Rolle übergeben.
Finanzen und Rechnungsprüfung
Rechnungen, Bestellungen und Kostenstellen abgleichen, ohne sensible Daten in generische Tools zu kippen.
HR und Richtlinienwissen
Interne Regeln auffindbar machen, aber nur für Personen mit passenden Rollenrechten.
Projekt- und Qualitätsakten
Projektakten, Prüfberichte, Freigaben und Nachweise über Dokumentgrenzen hinweg verbinden.
KI-Asset · Dokumentenprüfung
Von Akten, Verträgen und Richtlinien zur belegbaren KI-Prüfung
Die Seite zeigt nicht nur abstrakte Screens. Das Beispiel macht sichtbar, wie ein Fachteam mit echten Dokumenten arbeitet: Quellen werden geprüft, Fundstellen markiert, Risiken in eine Review-Queue gelegt und erst nach Freigabe in Zielsysteme übergeben.
Quelle
belegt
Prüfung
offen
Rechte
geprüft
Review-Flow · Vertrag, Richtlinie, Posteingang
Quelle
Analyse
Freigabe
Vertragsprüfung mit markierten QuellenGedruckte Akten, DMS-Quellen und KI-Prüfung werden zu einem nachvollziehbaren Arbeitsfluss.
Quellen vor Antworten
DMS · Rollen · Index · Audit
Knowledge Files kontrollieren QuellenJede Quelle bekommt Metadaten, Rechte, Indexstatus und eine menschliche Freigabe.
Regeln statt Bauchgefühl
Klauseln · Fristen · Abweichungen
Vertragsprüfung mit RegelkatalogKlauseln, Fristen und Abweichungen werden als Vorschlag vorbereitet, nicht automatisch entschieden.
Triage mit Freigabe
Postfach · Ticket · ERP · DMS
Posteingang und SystemübergabeKlassifizierung, Priorität und Zielsystem bleiben sichtbar, bevor ein Vorgang weiterläuft.
Einführung
Von Dokumentenbeständen zur produktiven KI-Anwendung
01 · Abgrenzen
Dokumente und Risiken klären
Welche Dokumente sind erlaubt, welche Quellen sind verbindlich und welche Antworten brauchen zwingend Freigabe?
02 · Modellieren
Datenmodell und Rollen bauen
Dokumenttypen, Metadaten, Rechte, Quellenbelege und Audit-Events werden als stabiles Fundament angelegt.
03 · Prüfen
Antwortqualität messen
Testfragen, Grenzfälle und manuelle Reviews zeigen, wo die KI verlässlich ist und wo sie stoppen muss.
04 · Betreiben
Monitoring und Ausbau
Nutzung, Fehlerfälle, Kosten und neue Dokumenttypen werden nach dem Start laufend überwacht.
Individualentwicklung vs. Standard-KI
Individuelle Dokumenten- & Wissens-KI im Vergleich zu Microsoft 365 Copilot und DMS-Suche
Standardprodukte wie Microsoft 365 Copilot oder die vorhandene DMS-/SharePoint-Suche sind sinnvoll, wenn wenige Dokumente, geringe Risiken und einfache Fragen reichen. Eine individuelle Dokumenten- & Wissens-KI lohnt sich, wenn Berechtigungen, Quellenbelege, Prüfregeln, Freigaben und Fachsysteme exakt zu Ihren Prozessen zusammenarbeiten müssen.
Individuell von Bley IT entwickelt
Microsoft 365 Copilot
DMS- oder SharePoint-Suche
Quellenbelege bis zur Fundstelle
Rollenrechte je Dokumenttyp
Fachliche Prüfregeln und Freigaben
Integration in Tickets, CRM oder ERP
Niedrige Einstiegskosten
Betrieb in EU-Cloud oder on-premise
Ehrliche Einordnung: Für reine Q&A über unkritische Inhalte ist ein Standard-Tool oft schneller. Eine individuelle Lösung ist sinnvoll, wenn falsche Antworten, falsche Berechtigungen oder fehlende Nachweise operative Risiken erzeugen.
Funktionen nach Bereich
Alle Funktionen, nach Bereich gegliedert
Die Lösung ist in klare Arbeitsbereiche gegliedert. Öffnen Sie einen Bereich, um die zugehörigen Abläufe, Daten und vertiefenden Unterseiten im Detail zu sehen.
Häufige Fragen zu individueller Dokumenten- & Wissens-KI
Kann Dokumenten- & Wissens-KI auch mit internen Berechtigungen umgehen?
Ja. Berechtigungen werden vor dem Abruf geprüft, nicht erst nach der Antwort. Nutzer sehen nur Quellen, Dokumente und Ergebnisse, für die sie freigegeben sind.
Wie wird verhindert, dass die KI falsche Antworten erfindet?
Antworten werden an Quellen gebunden, Unsicherheit wird angezeigt und kritische Vorgänge brauchen menschliche Freigabe. Zusätzlich werden Testfragen und Fehlertypen vor dem Livegang geprüft.
Muss die Lösung mit allen Dokumenten starten?
Nein. Sinnvoll ist ein klar abgegrenzter Startbestand, zum Beispiel Verträge, Richtlinien oder Support-E-Mails. Danach werden weitere Dokumenttypen iterativ ergänzt.
Welche Systeme können angebunden werden?
Typische Integrationen sind DMS, SharePoint, E-Mail, Ticketsysteme, CRM, ERP, Dateifreigaben und Fachanwendungen. Entscheidend ist, wo die KI einen bestehenden Arbeitsfluss messbar entlastet.
Datenschutz
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